Vijf struikelblokken voor de synergie binnen je team.

Samenwerken over de teamgrenzen heen, wordt steeds belangrijker binnen bedrijven. Zeker nu meer en meer medewerkers (af en toe) van thuis uit werken, blijken traditionele methoden niet langer te volstaan en voelt men de noodzaak om de invulling ervan grondig te evalueren.

‘Samenwerking’ is niet louter te reduceren tot ‘teamwork’ of sporadisch een handje toesteken. Het gaat over een langdurige verbondenheid tussen teamleden, of over de teamgrenzen heen, waarbij echt samen-gewerkt wordt. Als dit goed verloopt, kunnen de interne bedrijfsstructuren overstegen worden, wat de flexibiliteit van de organisatie ten goede komt. En ook meetings zijn productiever en energieker.

Om de beste resultaten te halen uit de samenwerking, is het noodzakelijk dat deze manier van werken echt doorgedrongen is binnen de organisatie. Op die manier verhoog je ook de collectieve kennis en vaardigheden binnen je bedrijf. Net als wat we met Blue Kangaroo doen! Toch merken we dat nog heel wat bedrijven worstelen met het implementeren van langdurige, strategische samenwerkingen. Wij lijsten de 5 meest voorkomende struikelblokken voor je op.

1. Werknemers krijgen een verschillende opleiding

Het opleidingsbudget binnen bedrijven is in veel gevallen beperkt. Het wordt daarom vaak ingezet voor werknemers in leidinggevende functies. Wanneer enkel zij opgeleid worden over het belang van samenwerking en hoe dit efficiënt aan te pakken, wordt een belangrijke schakel over het hoofd gezien. De werknemers. Iedereen die betrokken wordt binnen de samenwerking, moet immers volledig doordrongen zijn van het belang van samenwerking en het bijhorende gedrag. Enkel dan wordt de kracht van de samenwerking optimaal benut en zullen er waardevolle resultaten uit voortvloeien.  

Wanneer het omwille van (budgettaire) redenen toch niet mogelijk zou zijn om alle teamleden dezelfde training te laten ondergaan, is de rol van de leidinggevende cruciaal. Bij hem ligt dan de verantwoordelijkheid om zijn teamleden te inspireren en de meerwaarde  van de samenwerking te benadrukken. Van hem wordt op dat moment ook het ‘goede voorbeeld’ verwacht, wat betreft collaboratief gedrag en gewoontes om het team te versterken.

Ook het inzetten van tools die kennisdeling faciliteren en samenwerking stimuleren, kunnen het verschil in opleiding gedeeltelijk counteren. Doordat alle teamleden  toegang hebben tot een tool, waarin kennis en expertise gecentraliseerd worden, zit iedereen opnieuw op dezelfde lijn, wat de samenwerking ten goede komt. Een voorbeeld van een dergelijke tool is Blue Kangaroo. Je vindt er hier meer info over.

2. Slechte communicatie

Werknemers aanmoedigen om ideeën voor te stellen, de onderlinge uitwisseling van kennis faciliteren, een gepast feedbackmechanisme,... Communicatie blijkt hierbij steeds een cruciale factor. Om een samenwerkingscultuur te installeren, is het belangrijk om te communiceren wat je van je medewerkers verwacht en hoe ze hun bijdrage kunnen leveren. Pas wanneer duidelijk afgebakend is wat wanneer gecommuniceerd moet worden en op welke manier, zit iedereen binnen de samenwerking op één lijn.

De communicatie kan vergemakkelijkt worden door alle relevante informatie te bundelen en op een overzichtelijke manier aan te bieden aan de verschillende belanghebbenden. Zo hebben ze steeds een ‘toevluchtsoord’ voor het antwoord op al hun vragen. 

3. Externe medewerkers worden niet ondersteund

Misschien was thuiswerk voordien nog niet zo ingeburgerd binnen jouw bedrijf, maar gezien de corona-maatregelen is dat nu eerder de regel dan de uitzondering. Wanneer mensen niet meer fysiek samen zitten, kan samenwerken moeilijker worden. Veel hangt hierbij natuurlijk ook af van de digitale hulpmiddelen die je als bedrijf inzet.

Een kennisdelingsplatform kan helpen om je ‘remote’ medewerkers te ondersteunen. Denk dan bijvoorbeeld aan Blue Kangaroo. Dergelijke platformen kunnen vlot gecombineerd worden met tools waarin de 1-op-1-communicatie of de communicatie richting teams gefaciliteerd worden. Op die manier heb je een uitvalsbasis waar alle kennis en expertise gebundeld wordt. Als er dan toch nog onduidelijkheden of bijkomende vragen zijn,  is de communicatielijn met de anderen kort.

4. Successen worden amper opgemerkt

Wanneer teams samenwerken aan een project, raken individuele expertises en talenten soms wat op de achtergrond of worden ze zelfs onderschat. Dit kan leiden tot minder gemotiveerde werknemers of zelfs regelrechte frustratie.

Als bedrijfsleider of manager, is het dan ook belangrijk om steeds de visie van het bedrijf voorop te stellen op basis waarvan meetbare targets worden geformuleerd. Alle werknemers hebben zo een ‘gedeeld doel’ voor ogen en krijgen zicht op hun effectieve meerwaarde voor het bedrijf. Namelijk voor die targets waar zijn individuele expertise en skills het best tot hun recht komen. Ook het effectieve belonen van werknemers wanneer ze hun talenten waardevol hebben ingezet, leidt tot een hoger gevoel van waardering.

5. Productiviteit is belangrijker dan creativiteit

In veel bedrijven ligt de nadruk nog steeds op productiviteit. Dit zorgt ervoor dat werknemers zich soms geremd voelen om hun creativiteit de vrije loop te laten. Meetings evolueren daarom snel naar een consensus, zonder dat er innoverende ideeën op tafel gelegd worden of andere vernieuwende opties in overweging genomen worden. Het resultaat zijn weinig doorgesproken beslissingen en medewerkers die het gevoel krijgen dat ze geen stem hebben in het beslissingsproces.

Wanneer meetings beschouwd worden als een vertrouwelijke ruimte, waar iedereen de kans krijgt om zijn ideeën (hoe gek ook) toe te lichten, krijg je een heel andere sfeer. Medewerkers stellen zich kwetsbaarder op, worden aangemoedigd om creatief te denken en te participeren in het overleg. Zelfs als dat betekent dat ze het niet  eens zijn met het voorstel dat op dat moment op tafel ligt. 

Heb je tijdens het lezen van de vijf struikelblokken een gevoel van herkenning gehad? Geen probleem! De eerste stap in het uitwerken van een samenwerkingscultuur is immers het erkennen van potentiële hindernissen en de bijhorende oplossingen. Kort samengevat is het belangrijk dat je team zich kwetsbaar durft opstellen, elkaar vertrouwt en zich volledig smijt voor de collectieve doelstellingen en ideeën.  Transparantie zorgt voor duidelijke communicatie, biedt ruimte om eigen voorstellen op tafel te gooien en zorgt voor een gevoel van waardering. Dit alles kan gefaciliteerd worden door kennisdelingstools, waarin alle cruciale (bedrijfs)informatie gebundeld wordt en op een toegankelijke manier beschikbaar wordt gesteld aan alle teamleden.

Blue Kangaroo helpt community managers en crisis managers snel het juiste antwoord te bieden op vragen vanuit de community. De tool bundelt alle vragen die kunnen binnenkomen en voorziet een gevalideerd antwoord. Een snelle en correcte reactie is dan slechts één zoekopdracht verwijderd.