Kennisdeling binnen je organisatie. Een troef!
Kennis en expertise zit traditioneel zeer verspreid binnen een bedrijf. Zo is de ene afdeling bijvoorbeeld niet meteen op de hoogte van de stand van zaken op een andere afdeling. Dit hoeft op zich niet altijd een probleem te zijn, tenzij voor je community managers. Wanneer zij geconfronteerd worden met vragen van (potentiële) klanten, is het belangrijk dat ze zo snel mogelijk de correcte informatie voor handen hebben om een gepast antwoord te formuleren. Voor een zoektocht naar een gevalideerd antwoord binnen het bedrijf, is op dat moment helaas geen tijd. Het is dus belangrijk om de aanwezige kennis te ordenen en te bundelen, bijvoorbeeld in een toegankelijke en up-to-date database.
“Teamwork is what makes the dream work”. Het is een cliché zo groot als een klok, maar er zit een grote bron van waarheid in. Het uitwisselen van kennis en ervaring versterkt de samenwerking binnen je bedrijf. Wanneer je medewerkers van elkaar leren, komt er enorme synergie tot stand waarvan elke schakel in de organisatie de vruchten plukt.
Hoewel kennisdeling een meerwaarde is voor al je medewerkers, geldt dit ook heel specifiek voor je community managers. Voor hen is het cruciaal om een duidelijk zicht te hebben op de kennis en expertise die binnen het bedrijf aanwezig is. Zij zijn als het ware jouw klankbord naar de buitenwereld - en dus ook naar (potentiële) klanten. Om hen te ondersteunen in hun communicatie, is het ordelijk bundelen van alle bedrijfsinfo cruciaal. Maar hoe begin je nu precies aan zo’n proces van kennisdeling? Wij leggen het je met veel plezier uit.
Waarom? Daarom!
De kans is groot dat er binnen jouw bedrijf al regelmatig aan kennisdeling gedaan wordt. Het spectrum is namelijk heel breed: van informele gesprekken in de koffiehoek waar je collega vertelt hoe ze dat probleem vorige week heeft aangepakt, tot uitgeschreven processen of speciaal ontwikkelde softwaretools. Zolang er ervaring, informatie en vaardigheden uitgewisseld worden, spreken we van kennisdeling. Hoewel heel wat werknemers en organisaties wat weigerachtig staan tegenover kennisdeling, is het de enige manier om een effectieve samenwerking uit te bouwen en te groeien op individueel én groepsniveau. Hoe beter de informatie binnen je bedrijf gedeeld en verdeeld wordt en hoe meer je medewerkers op de hoogte zijn, hoe meer je als team aan een zeel kan trekken. Je externe communicatie wordt dan vanuit één front gevoerd, waarbij iedereen uit eenzelfde kennisbron kan putten.
Maar waarom moet je nu als bedrijf precies inzetten op kennisdeling? Wel, hiervoor…
1. Het versterken van je teams
We gooien er nog een tweede cliché tegenaan: “het team is maar zo sterk als de zwakste schakel.” Het is pas wanneer de kennis min of meer gelijk verdeeld is binnen het team, dat het in staat is om grote successen te boeken. Een probleem waar je tegenaan bent gelopen? Vertel gerust aan je collega’s hoe je dat hebt aangepakt. Wanneer een van hen dan even later op hetzelfde probleem botst, weet hij meteen de oplossing.
Wanneer je bedrijf over een kennisdelingstool beschikt, is het nuttig om een dergelijk antwoord ook meteen te loggen. Vandaag weet je immers nog hoe je dat probleem hebt aangepakt, maar misschien is dat volgende maand al niet meer zo helder. Op die manier verzamel je alle ervaring en expertise rond bepaalde thema’s, zodat die voor alle teamleden beschikbaar worden. De hele ‘geschiedenis’ van opmerkingen, problemen en oplossing staat zo centraal opgelijst. Een waardevolle bron van informatie!
2. Het versnellen van innovaties
Ook innovaties en veranderingen worden versneld door kennisdeling. Zowel ideeën als personen kunnen groeien en ontwikkelen, op basis van kennisdeling. Zo kan een innovatie bijvoorbeeld sneller uitgerold worden, wanneer er verschillende experts of teamleden samen in gesprek gaan en hun kennis delen. Maar ook als persoon kan je enorm evolueren op basis van kennisdeling.
3. Het verhogen van de intrinsieke motivatie
Samenwerken in team, gaat het best wanneer iedereen een gezamenlijk doel voor ogen heeft. Dat doel kan perfect vorm krijgen tijdens een diepgaande uitwisseling van ideeën en kennis. Doordat iedereen de ruimte krijgt om in een veilige omgeving zijn of haar voorstel toe te lichten, krijgen de teamleden het gevoel dat ze gehoord en gewaardeerd worden en dat ze hebben bijgedragen aan de oplossing. Dit groepsgevoel zorgt bovendien voor extra enthousiasme en motivatie binnen het team. Ook het feit dat teamleden worden blootgesteld aan nieuwe ideeën, vaardigheden en kennis zorgt ervoor dat ze nog meer uit zichzelf willen halen.
Een belangrijke rol bij het aanmoedigen van kennisdeling, is weggelegd voor het bedrijf zelf. Ze moeten er op een of andere manier voor zorgen dat de mogelijkheid er is en dat medewerkers geneigd zijn om die optie ook effectief aan te grijpen. Er zijn verschillende mogelijkheden om de cultuur van kennisdelen binnen te brengen in jouw organisatie:
- Het lijkt een open deur, maar zorg ervoor dat mensen een plek hebben om met elkaar te praten. De reflex om kennis te delen wordt versterkt wanneer teamleden ook echt fysiek kunnen samen zitten. Dit kan in een gezellige koffiehoek zijn, maar ook in informele zitruimtes of kleine vergaderzaaltjes.
- Zorg voor een vertrouwelijke sfeer, waarin je teamleden zich op hun gemak voelen. Hierdoor zijn ze meer geneigd om het gesprek aan te gaan, te participeren en hun kennis en ervaringen openlijk te delen. Dit kan bijvoorbeeld door face-to-face gesprekken of teambuilding activiteiten.
- Mensen zijn meer geneigd om iets te doen, als er ook iets tegenover staat. Een kleine beloning of waardering kan dus wonderen doen. Een collega die een teamlid snel uit de nood geholpen heeft met advies? Of een teamlid die een cruciale toevoeging deed aan jullie kennisdelingstool? Die kan je bijvoorbeeld belonen met de titel van ‘werknemer van de maand’. Iedereen vindt het leuk om beloond te worden!
- Ga op zoek naar een geschikte tool, om de kennisdeling binnen je organisatie te faciliteren. Een daarvan is Blue Kangaroo, een online database waarin je informatie kan bundelen in cases zodat die beschikbaar worden voor al je medewerkers. Benieuwd? Lees er hier alles over.
Blue Kangaroo helpt community managers en crisis managers snel het juiste antwoord te bieden op vragen vanuit de community. De tool bundelt alle vragen die kunnen binnenkomen en voorziet een gevalideerd antwoord. Een snelle en correcte reactie is dan slechts één zoekopdracht verwijderd.
